La note de frais est un document d'un salarié ou d'un bénévole pour une association, pour se faire rembourser les frais professionnels supportés pour son activité professionnelle et dans l’intérêt de son employeur.
Ces frais sont obligatoirement remboursés par l’employeur.
La note de frais est un justificatif pour obtenir le remboursement.
L’employeur peut rembourser les frais professionnels de 3 manières
- Le forfait : les frais pour se loger, de déplacement, de repas.
- Avec application, sur le salaire brut, d’une déduction forfaitaire : c’est le cas des journalistes ou des VRP
- Les frais réels : l’employeur rembourse au salarié les dépenses réellement faites pour leur valeur réelle : le salarié doit aljustifier ses dépenses par une note de frais.
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Conditions de remboursement des frais professionnels
Les dépenses doivent être engagées pour les besoins de l’activité professionnelle dans l’intérêt de l’employeur et être proportionnées et non abusives.
Le salarié doit joindre les factures correspondantes aux dépenses qui sont sur la note de frais.
Que doit contenir une note de frais ?
Les remboursements des frais professionnels sont exonérés de cotisations sociales. Lors d’un contrôle de l’URSSAF, les contrôleurs peuvent demander à contrôler les notes de frais.
Selon la dépense des précisions doivent être apportées :
- Pour les repas, la note de frais doit indiquer le montant , le nom des invités & le motif de l’invitation.
- Pour les déplacements, la note de frais donne le nombre de kilomètres effectués, la raison du déplacement, le trajet effectué et le nombre de chevaux fiscaux du véhicule.
- Pour l'hébergement, le salarié ne peut en demander le remboursement que si la mission est à plus de 50 km de son domicile). La note de frais doit donner la raison et le lieu du déplacement.
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le remboursement de la note de frais est une obligation pour l’employeur. Aucune clause du contrat de travail ne peut mettre les frais professionnels à la charge du salarié. Dans la pratique, la note de frais est remboursée au salarié en fin de mois, le rapport de la note de frais est souvent hebdomadaire.
